Terms and conditions ​

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 09.02.2023

§ 1 Geltungsbereich, Begriffsbestimmungen

(1) Für die Geschäftsbeziehungen zwischen der

PHCOM GmbH

(nachfolgend Anbieter) und dem Kunden als Unternehmer (nachfolgend Kunde) gelten ausschließlich die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen in ihrer zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Fassung. Entgegenstehende oder von unseren Geschäftsbedingungen abweichende Bedingungen des Kunden erkennt der Anbieter nicht an, es sei denn, der Anbieter hätte ausdrücklich schriftlich ihrer Geltung zugestimmt.

(2) Der Kunde ist Unternehmer, soweit er als natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, beim Abschluss des Vertrages in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit handelt. 

(3) Der Anbieter hat das jederzeitige Recht, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu ändern. Der Kunde wird im Falle etwaiger Änderungen vom Anbieter unterrichtet. Der Kunde hat das Recht, der Änderung innerhalb von vier Wochen nach der erfolgten Änderungsmitteilung schriftlich zu widersprechen. Widerspricht der Kunde innerhalb der bestimmten Frist nicht, gilt die Änderung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen als genehmigt. Der Anbieter weist den Kunde schriftlich oder per email explizit daraufhin, dass im Falle des Ausbleibens eines fristgemäßen Widerspruchs die geänderten Allgemeinen Geschäftsbedingungen Geltung erlangen.

§ 2 Regelungsgegenstand, Softwareüberlassung

(1) Regelungsgegenstand ist die Überlassung der von PHCOM gelieferten Software (nachfolgend „SOFTWARE“) durch den Anbieter zur Nutzung durch den Kunden über eine Datenfernverbindung.

(2) Der Anbieter stellt dem Kunden für die Dauer dieses Vertrages die SOFTWARE in der jeweils aktuellen Version über das Internet entgeltlich zur Verfügung. Zu diesem Zweck richtet der Anbieter die SOFTWARE auf einem Server ein, der über das Internet für den Kunden erreichbar ist. Vom Anbieter nicht geschuldet ist die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen dem IT-System des Kunden und dem vom Anbieter betriebenen Übergabepunkt.

(3) Der Anbieter erbringt die vorgenannte Leistungen mit einer Gesamtverfügbarkeit von 98,5%. Die Verfügbarkeit berechnet sich sich auf Grundlage der im Vertragszeitraum auf den jeweiligen Kalendermonat entfallenden Zeit abzüglich durchzuführender Wartungsarbeiten. Der Anbieter ist grundsätzlich dazu berechtigt, Werktags zwischen 22.00 und 6.00 Uhr für insgesamt fünf Stunden im Kalendermonat Wartungsarbeiten durchzuführen. Während der Wartungsarbeiten stehen die vorgenannten Leistungen unter Umständen nicht zur Verfügung.  

(4) Der jeweils aktuelle Funktionsumfang der SOFTWARE ergibt sich aus ihrer aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Web-Site des Anbieters unter www.phcom.de und den dort verlinkten nachfolgenden Seiten.

(5) Der Anbieter beseitigt nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten unverzüglich sämtliche Softwarefehler. Ein Fehler liegt dann vor, wenn die SOFTWARE die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Funktionen nicht erfüllt, fehlerhafte Ergebnisse liefert oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, so dass die Nutzung der SOFTWARE unmöglich oder eingeschränkt ist.

(6) Der Anbieter entwickelt die SOFTWARE laufend weiter und wird diese durch laufende Updates und Upgrades verbessern.

§ 3 Nutzungsrechte an der SOFTWARE

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht ein, die vertragsgegenständliche SOFTWARE während der Dauer des Vertrages im Rahmen der vorliegenden ASP bzw. SaaS-Dienste bestimmungsgemäß zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die SOFTWARE nur bearbeiten, soweit dies durch die bestimmungsgemäße Benutzung der SOFTWARE laut jeweils aktueller Leistungsbeschreibung abgedeckt ist.

(3) Der Kunde darf die SOFTWARE nur vervielfältigen, soweit dies durch die bestimmungsgemäße Benutzung der Software laut jeweils aktueller Leistungsbeschreibung abgedeckt ist. Zur notwendigen Vervielfältigung zählt das Laden der SOFTWARE in den Arbeitsspeicher auf dem Server des Anbieters, nicht jedoch die auch nur vorübergehende Installation oder das Speichern der SOFTWARE auf Datenträgern (wie etwa Festplatten o.Ä.) der vom Kunden eingesetzten Hardware.

(4) Der Kunde ist nicht berechtigt, die SOFTWARE Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Eine Weitervermietung der SOFTWARE wird dem Kunden somit ausdrücklich nicht gestattet.

§ 4 Schulung und Support

(1) Einzelheiten zu Support und Schulungsmaßnahmen ergeben sich aus dem zwischen den Parteien bestehenden Einzelvertrag.

(2) Der Anbieter stellt umfassende Informationen zur Einführung und Bedienung der Software auf der firmeneigenen Webseite zur Verfügung. Eine darüber hinaus gehende entgeltliche Schulung bedarf der individuellen Vereinbarung. 

(3) Der Anbieter stellt dem Kunden zur Unterstützung in technischen Fragen während den üblichen Geschäftszeiten einen Email-Support zur Verfügung. Die Supportleistung dient allein der Unterstützung des Kunden bei der Inanspruchnahme der nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen des Anbieters. Kundenanfragen werden in der Reihenfolge ihres Einganges bearbeitet. Störungsmeldungen sind an die Störungsstelle service@phcom.de abzugeben. Die angezeigten Störungen müssen im Detail beschrieben und damit grundsätzlich reproduzierbar sein.

§ 5 Datenspeicherung und -übernahme

(1) Der Kunde hat die Möglichkeit, auf dem für ihn vom Anbieter eingerichteten virtuellen Datenserver Daten abzulegen, auf die er im Zusammenhang mit der Nutzung der überlassenen SOFTWARE zugreifen kann. Der Anbieter schuldet lediglich die Zurverfügungstellung von Speicherplatz zur Nutzung durch den Kunden. Ihn treffen hinsichtlich der vom Kunden übermittelten und verarbeiteten Daten keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten. Für die Beachtung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ist der Kunde verantwortlich.

(2) Der Umfang des dem Kunden zur Verfügung stehenden Speicherplatzes wird im Einzelvertrag definiert. Der Kunde ist nicht berechtigt, diesen Speicherplatz einem Dritten teilweise oder vollständig, entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen. Der Kunde ist zudem verpflichtet, keine Inhalte auf dem Speicherplatz zu speichern, deren Bereitstellung, Veröffentlichung oder Nutzung gegen geltendes Recht oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt.

(3) Der Kunde kann die Daten im Rahmen einer Datenbankübernahme sowie im Rahmen der laufenden Nutzung der SOFTWARE auf dem Datenserver ablegen. Im Falle der Übernahme der Daten aus einer Datenbank des Kunden hat der Kunde dem Anbieter die für die Übernahme erforderlichen Angaben zum Datenbankverwaltungssystem einschließlich etwaiger Testdaten, gegebenenfalls nach gesonderter Absprache, mindestens vier Wochen vor der beabsichtigten Übernahme der Daten mitzuteilen. Die zu übernehmenden Daten sind dem Anbieter anschließend auf einem geeigneten Datenträger oder im Wege der Datenfernübertragung mindestens fünf Arbeitstage vor der beabsichtigten Nutzung der Daten zu überlassen. Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Übernahme der Daten zu den hierfür in der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste angegebenen Entgelten.

§ 6 Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Verarbeitet der Kunde im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses personenbezogene Daten, so ist er für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich. Der Anbieter wird die vom Kunden übermittelten Daten nur im Rahmen der Weisungen des Kunden verarbeiten. Sofern er der Ansicht ist, dass eine Weisung des Kunden gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, wird er den Kunden hierauf unverzüglich hinweisen. Einzelheiten der Auftragsdatenverarbeitung  werden gesondert im Rahmen eines zwischen den Parteien bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags geregelt. 

(2) Der Anbieter hat seine Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet.

§ 7 Datenherausgabe

(1) Der Kunde hat während der Vertragslaufzeit die jederzeitige Möglichkeit, über sein Kundenkonto die von ihm erhobenen und gespeicherten Kundendaten per Datenfernübertragung im Datenformat Excel herunterzuladen und auf geeignete Datenträger abzuspeichern.  

(2) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses wird der Anbieter eine Kopie der auf dem Speicherplatz des Kunden abgelegten Daten auf Anfordern des Kunden herausgeben. Die Herausgabe der Daten erfolgt per Datenfernübertragung in dem Datenformat, in dem die Daten auf dem Datenserver abgelegt sind, abweichend hiervon in einem zwischen Anbieter und Kunden vereinbarten Datenformat. 

(2) Der Anbieter wird die bei ihm vorhandenen Kundendaten 14 Tage nach der im Zusammenhang mit der Vertragsbeendigung erfolgten Übergabe der Daten an den Kunden löschen, sofern der Kunde nicht innerhalb dieser Frist mitteilt, dass er die Herausgabe der Kundendaten begehrt oder die ihm bereits zur Verfügung stehenden Daten nicht lesbar oder nicht vollständig sind. Das Unterbleiben der Mitteilung gilt als Zustimmung zur Löschung der Daten. Der Anbieter wird den Kunden zum Ende des Vertragsverhältnisses auf die Bedeutung seines Verhaltens besonders hinweisen.

§ 8 Datensicherung

(1) Der Anbieter wird eine arbeitstägliche Sicherung der Daten des Kunden auf dem Datenserver durchführen. Die Datensicherung erfolgt rollierend in der Weise, dass die für einen Wochentag gesicherten Daten bei der für den nachfolgenden gleichen Wochentag erfolgenden Datensicherung überschrieben wird. Nach dem gleichen Prinzip erfolgt eine wöchentliche Datensicherung, bei der die Daten ebenfalls rollierend nach Ablauf von vier Wochen überschrieben werden. Die regelmäßigen Zeiten der Datensicherung werden mit dem Kunden abgestimmt.

(2) Unbeschadet der Verpflichtung des Anbieters zur Datensicherung ist der Kunde selbst für die Eingabe, Pflege und Sicherung seiner zur Nutzung der SOFTWARE erforderlichen Daten und Informationen verantwortlich.

§ 9 Mitwirkungsleistungen des Kunden

(1) Der Kunde übernimmt es, eine Datenverbindung zwischen den von ihm zur Nutzung vorgesehenen Arbeitsplätzen und dem vom Anbieter definierten Datenübergabepunkt herzustellen. Der Anbieter ist berechtigt, den Datenübergabepunkt neu zu definieren, sofern dies erforderlich ist, um eine reibungslose Inanspruchnahme der Leistungen durch den Kunden zu ermöglichen. Der Kunde wird in diesem Fall eine Verbindung zu dem neu definierten Übergabepunkt herstellen.

(2) Die vertragsgemäße Inanspruchnahme der Leistungen des Anbieters ist davon abhängig, dass die vom Kunden eingesetzte Hard- und Software, einschließlich ggf. benötigter Rechner, Router, Datenkommunikationsmittel etc., den technischen Mindest-Anforderungen an die Nutzung der aktuell angebotenen Software-Version entsprechen und die vom Kunden zur Nutzung der SOFTWARE berechtigten Nutzer mit der Bedienung der Software vertraut sind. 

(3) Die Konfiguration des IT-Systems ist Aufgabe des Kunden.  

(4) Der Kunde hat für eine regelmäßige Sicherung seiner Kundendaten zu sorgen. Der Kunde hat zu diesem Zweck die jederzeitige Möglichkeit, über sein Kundenkonto die gespeicherten Kundendaten per Datenfernübertragung im Datenformat Excel herunterzuladen und abzuspeichern. Die Pflichten des Anbieters im Sinne § 8 (1) bleiben unberührt.

§ 10 Rechte

(1) Die von dem Kunden auf dem für ihn bestimmten Speicherplatz abgelegten Inhalte können urheber- und datenschutzrechtlich geschützt sein. Der Kunde räumt dem Anbieter hiermit das Recht ein, die auf dem Server abgelegten Inhalte dem Kunden bei dessen Abfragen über das Internet zugänglich machen zu dürfen und, insbesondere sie hierzu zu vervielfältigen und zu übermitteln sowie zum Zwecke der Datensicherung vervielfältigen zu können.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Daten in einem Ausfallrechenzentrum vorzuhalten. Zur Beseitigung von Störungen ist der Anbieter zudem berechtigt, Änderungen an der Struktur der Daten oder dem Datenformat vorzunehmen.

(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, Dritten die Inanspruchnahme der Leistungen des Anbieters zu gestatten. Dritter ist nicht, wer Erfüllungsgehilfe des Kunden ist und die Leistungen unentgeltlich in Anspruch nimmt, wie beispielsweise Angestellte des Kunden, Freie Mitarbeiter im Rahmen des Auftragsverhältnisses etc.

§ 11 Vergütung

(1) Der Kunde verpflichtet sich, dem Anbieter für die Überlassung der SOFTWARE und die Einräumung des Speicherplatzes das vereinbarte monatliche Entgelt zzgl. gesetzlicher MwSt. zu bezahlen. Sofern nicht anders vereinbart, richtet sich die Vergütung nach der im Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste des Anbieters.

(2) Einwendungen gegen die Abrechnung der vom Anbieter erbrachten Leistungen hat der Kunde innerhalb einer Frist von acht Wochen nach Zugang der Rechnung schriftlich bei der auf der Rechnung angegebenen Stelle zu erheben. Nach Ablauf der vorgenannten Frist gilt die Abrechnung als vom Kunden genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden mit Übersendung der Rechnung auf die Bedeutung seines Verhaltens besonders hinweisen.

§ 12 Vertragslaufzeit

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Soweit nicht zwischen den Parteien individuell vereinbart beginnt das Vertragsverhältnis mit der Anmeldung und Registrierung durch den Kunden und kann von den Vertragsparteien mit einer Frist von zwei Wochen zum jeweiligen Monatsende gekündigt werden.

(2) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Zur fristlosen Kündigung ist der Anbieter insbesondere berechtigt, wenn der Kunde fällige Zahlungen trotz Mahnung und Nachfristsetzung nicht leistet oder die vertraglichen Bestimmungen über die Nutzung der vorliegenden SOFTWARE verletzt. Eine fristlose Kündigung setzt in jedem Falle voraus, dass der andere Teil schriftlich abgemahnt und aufgefordert wird, den vermeintlichen Grund zur fristlosen Kündigung in angemessener Zeit zu beseitigen.

(3) Jede Kündigung bedarf der Textform.

§ 13 Mängelhaftung

(1) Sind die vom Anbieter erbrachten Leistungen mangelhaft, weil ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich aufgehoben ist, haftet der Anbieter gemäß den gesetzlichen Vorschriften für Sach- und Rechtsmängel. Für Mängel der Software, die bereits bei deren Überlassung an den Kunden vorhanden waren, haftet der Anbieter nur, wenn er diese Mängel zu vertreten hat. 

(2) Der Kunde hat dem Anbieter Mängel unverzüglich unter möglichst detaillierter Fehlerbeschreibung anzuzeigen.  

§ 14 Haftungsmaßstab und -begrenzung

(1) Der Anbieter haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nach den gesetzlichen Vorschriften. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Der Anbieter haftet dabei nur für vorhersehbare Schäden, mit deren Entstehung typischerweise gerechnet werden muss. Vertragswesentliche Pflichten sind solche Pflichten, die die Grundlage des Vertrags bilden, die entscheidend für den Abschluss des Vertrags waren und auf deren Erfüllung der Kunde vertrauen darf.

(2) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter insoweit nicht, als der Schaden darauf beruht, dass es der Kunde unterlassen hat, Datensicherungen durchzuführen und dadurch sicherzustellen, dass verloren gegangene Daten mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können.

§ 15 Änderung der Vertragsbedingungen

Soweit nicht bereits anderweitig speziell geregelt, ist der Anbieter berechtigt, diese Vertragsbedingungen wie folgt zu ändern oder zu ergänzen. Der Anbieter wird dem Kunden die Änderungen oder Ergänzungen spätestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform ankündigen. Ist der Kunde mit den Änderungen oder Ergänzungen der Vertragsbedingungen nicht einverstanden, so kann er den Änderungen mit einer Frist von einer Woche zum Zeitpunkt des beabsichtigten Wirksamwerdens der Änderungen oder Ergänzungen widersprechen. Der Widerspruch bedarf der Textform. Widerspricht der Kunde nicht, so gelten die Änderungen oder Ergänzungen der Vertragsbedingungen als von ihm genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden mit der Mitteilung der Änderungen oder Ergänzungen der Vertragsbedingungen auf die vorgesehene Bedeutung seines Verhaltens besonders hinweisen.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Auf vorliegenden Vertrag findet deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung.

(2) Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Stuttgart. 

(3) Die Abtretung von Forderungen ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der anderen Vertragspartei zulässig. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Die Regelung des § 354a HGB bleibt hiervon unberührt.

(4) Ein Zurückbehaltungsrecht kann nur wegen Gegenansprüchen aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.

(5) Die Vertragsparteien können nur mit Forderungen aufrechnen, die rechtskräftig festgestellt oder unbestritten sind.

(6) Alle Änderungen, Ergänzungen und Kündigungen vertraglicher Vereinbarungen bedürfen der Schriftform, ebenso die Aufhebung des Schriftformerfordernisses, soweit dieser Vertrag nicht die Textform vorsieht.